¿Debe reducir costos y no sabe cómo?

Publicado en El Comercio, 31 Dic. 2010

CONSEJOS PARA LOS EJECUTIVOS A LOS QUE LES LLEGA UNA ORDEN DE ARRIBA


EL AHORRO ES UN FACTOR IMPORTANTE PARA LAS COMPAÑÍAS DE HOY Y USTED LO SABE. LA ESTRATEGIA PARA DISMINUIR LOS GASTOS NO SOLO TIENE QUE VER CON LA REDUCCIÓN DE PERSONAL, SINO, SOBRE TODO, CON VOLVER MÁS EFICACES LOS PROCESOS DE TRABAJO Y LAS RELACIONES QUE TIENE SU EQUIPO CON EL RESTO DE EMPLEADOS

Desde hace un tiempo, usted es un ejecutivo eficaz de una división importante de una empresa. Ha dirigido el timón con mano firme reduciendo costos cada vez que ha sido posible. Pero ahora ha llegado una orden de arriba para reducir aun más los costos administrativos en 10%, 20% o hasta en 30%, sin contar los despidos.

A usted le cuesta visualizar cómo lograr esta meta. Debido a que no le reporta directamente al CEO, no está bien ubicado para proponer cambios estratégicos o decidir sobre, por ejemplo, la tercerización de servicios en otros países. Las instrucciones que ha recibido tampoco le permiten abogar por grandes inversiones, como una tecnología que le permitiría reemplazar los servicios de otros departamentos. No, tiene que hacerlo de la forma difícil: un ítem a la vez y con resultados inmediatos.
Usted no está solo. En los últimos 30 años hemos realizado consultorías a numerosas organizaciones en esta situación y las lecciones que recogimos tal vez no solucionen su problema por completo, pero deberían brindarle un impulso sustancial en ese sentido.
A medida que comience su búsqueda para ahorrar costos administrativos, mantenga en mente dos puntos claves. Primero, olvídese de encontrar la solución en una sola gran idea; en lugar de esto, planifique una combinación de diez o más acciones para llegar a su meta. Segundo, el grado de división organizacional causado por sus reducciones generalmente será proporcional al alcance de los recortes que implemente. Por ende, debería adaptar las pretendidas reducciones a sus metas de ahorro.
¿CÓMO LLEGAR AL 10%?

La mayoría de los departamentos pueden reducir hasta 10% de sus costos sin cambiar sus interacciones con el resto de la organización.

1) Consolide los gastos incidentales. Salvo que sea la primera vez que reducen costos en su empresa, usted ya debería haber eliminado la mayoría de gastos en comodidades y actividades que no son críticas para la misión de la empresa, como fiestas de fin de año, entradas a eventos y pagos de estudios a los empleados. Si ese es el caso, ni intente persistir aquí, porque lo más probable es que ya no queden más cosas por eliminar. Mejor intente consolidar lo que queda. Combine actividades como días de capacitación y celebraciones en un solo encuentro.

2) Ejecute las decisiones pendientes sobre sus empleados. Usted debe dedicarse a reestructurar los cargos de quienes no trabajan lo suficiente y enfrentar el problema de los empleados con un desempeño por debajo de lo aceptable.

Existen dos tipos de trabajadores sin tantas obligaciones como deberían. Los primeros son aquellos que pasan mucho tiempo en los pasillos y organizan fiestas de cumpleaños en la oficina, por ejemplo. Quizás sus trabajos se hicieron más simples debido a algún nuevo sistema on line de recursos humanos o finanzas y nunca se diseñaron nuevas tareas para ese puesto. El segundo tipo incluye a los empleados que realizan tareas que son desagradables pero valiosas o aquellas agradables pero menos valiosas. Si este logra realizar el primer tipo eficazmente, generalmente anula el esfuerzo en el segundo.

Tras analizar a estos empleados, deberá finiquitar a aquellos con mal desempeño. Cada departamento parece tener uno o dos de estos y el ejecutivo a cargo lo sabe, pero se siente muy incómodo ante la idea de despedirlos. En general hay razones muy comprensibles. Sin embargo, usted se debe preguntar si “salvarlas” hoy es una ayuda real para ellas.

3) Reduzca los gastos administrativos. La mayoría de los departamentos de administración usan hasta 20% de su presupuesto en supervisar sus propias actividades. Determine cuáles de las áreas de su departamento realizan casi las mismas tareas que hace un año. Estas son las que probablemente no requieren de tanta supervisión como antes.
4) Controle los gastos misceláneos. En algunos departamentos, estos corresponden a los suministros; en otros, a las telecomunicaciones o las computadoras. Casi siempre hay hasta 20% de gastos que escapan al control administrativo.

5) Modere los aumentos de sueldo. Si bien esta idea parece obvia, generalmente se pasa por alto y se debe a que casi todos los ejecutivos creen que los integrantes de su departamento no reciben el sueldo que deberían. Revise con el departamento de recursos humanos dónde se ubica su personal en relación con el mercado de trabajo. Si su departamento no está por debajo de la norma, considere moderar las alzas de sueldo promedio entre 1% o 2% menos que la media en la empresa durante el último año.

¿CÓMO LLEGAR AL 20%?

Es poco probable que logre reducciones de costo de 20% sin eliminar una parte importante del contenido del trabajo de su departamento. Usted debería esforzarse por eliminar toda tarea cuyo costo excede su valor, aunque eliminarlo cause cierta incomodidad.

Para eliminar trabajos eficazmente, replantee las actividades de su departamento y pregúntele a sus contrapartes: ¿Cómo influyen otros grupos de la organización en la carga de trabajo de su departamento? ¿Consiste su rol, por ejemplo, en brindarles información o procesar datos generados por ellos? ¿Exacerban su carga de trabajo con sus plazos y requerimientos? Si es así, resulta razonable suponer que el costo exceda el valor a un nivel organizacional consolidado, porque el departamento que requiere el trabajo no se hace cargo directamente de este. Por ende, usted debería separar sus servicios lo más posible, por ejemplo, por geografía y línea de producto, y luego verificar que cada parte de su esfuerzo está justificada.

Asimismo, elimine a las personas de enlace y a los coordinadores. Estos puestos se establecieron en algún momento con el supuesto de que dos o más grupos no pueden entender las funciones del otro, lo cual impide una comunicación fluida. Existen múltiples estudios que cuestionan este planteamiento.

De otro lado, es común que muchos sistemas administrativos internos permanezcan en el tiempo aunque ya no sean eficientes ni eficaces. Hacer preguntas en cuatro áreas lo puede ayudar a comprender si esto ha ocurrido en su departamento y si puede reducir los gastos.

Investigue para descubrir adónde van los recursos para prevenir ciertos eventos. ¿Ha ocurrido alguno en los últimos cinco años? En caso de que sucedieran, pregúntese: ¿serían lamentables pero de bajo costo? Si no han sucedido o han sido de bajo costo, lo más probable es que se trate de un desperdicio de recursos. Ejemplos de una cautela exagerada incluyen registros detallados de información que podría necesitar en algún momento futuro pero que también podría ser recopilada desde otras fuentes.

¿CÓMO LLEGAR AL 30%?

Es muy poco probable que pueda descubrir cómo ahorrar 30% o más de costos de su presupuesto actual solo buscándolos dentro de su departamento. Sin embargo, se sorprenderá de lo que puede lograr al investigar cuán bien se complementa el trabajo de su departamento con el de otros.

1) Coordine actividades paralelas. Muchos departamentos realizan actividades similares o compran los mismos artículos individualmente, pero a una escala menor. La coordinación entre estos puede cosechar valiosos ahorros para una compañía.

2) Desplace los costos al lugar más adecuado. Una de las quejas más comunes que se escuchan durante el período de la elaboración de presupuestos es: “Podríamos reducir costos en nuestro departamento si el departamento X cambiara lo que está haciendo, pero tiene restricciones presupuestarias y no puede”. Lo irónico es que este período es justamente el momento en que se deben abordar estos ‘trade-offs’ porque así se pueden desplazar los costos; y también de tercerizar actividades o grupos de trabajo.

Los argumentos a favor de mantener las actividades dentro de la empresa normalmente se deben al criterio de que la empresa tiene necesidades únicas. Si bien puede ser cierto, ante los múltiples progresos recientes en cuanto a proveedores de servicios administrativos de todo tipo, usted podría reconsiderar si las necesidades de su departamento o empresa realmente son tan especializadas como para ignorar las ganancias potenciales de tercerizar la nómina de pagos, la administración de beneficios, el reclutamiento, la planificación de los medios de comunicación, y otras funciones.

3) Elimine reuniones y foros de poco valor. Conocemos una empresa cuyos ejecutivos están prácticamente paralizados durante el 20% de su tiempo –una jornada laboral completa por semana– en lo que los empleados llaman el “lunes de reuniones”. Si usted se siente igual de paralizado, considere organizar una auditoría de todas las reuniones interdepartamentales programadas regularmente para evaluar cuáles pueden ser consolidadas o eliminadas.

4) Elimine programas. Si no puede alcanzar su meta de ahorro con las acciones descritas anteriormente, deberá dar el doloroso paso de recomendar que ciertas tareas o programas completos sean eliminados en su departamento.
Si bien las decisiones finales requerirán de información de otros departamentos, usted puede empezar a crear una lista de posibilidades. Determine cuáles implican una cantidad inusitada de trabajo para apoyar a una parte de la empresa (por ejemplo, una cierta línea de productos, región o segmento de clientes) menos rentable o definitivamente no rentable comparada con el promedio de la firma.

Reducir los gastos administrativos en 10%, 20% o 30% es una tarea que parece imposible, pero ¡ánimo! Si usted comienza ahora y es constante, encontrará suficientes ideas y de las que sirven para lograr su meta.

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